Robotic Process Automation (RPA) adalah system yang memudahkan bisnis melakukan otomasi terhadap pekerjaan dan proses yang biasanya dilakukan secara manual oleh karyawan. System ini dapat melakukan otomasi untuk pembacaan sumber data seperti pdf, text file, excel, dan berbagai sumber lainnya serta melakukan interaksi terhadap berbagai macam aplikasi baik web ataupun desktop
Untuk apa RPA jika manusia dapat mengerjakan hal yang sama
Banyak yang berpikir bahwa RPA di ciptakan untuk menggantikan manusia untuk bekerja. Tetapi kenyataanya RPA adalah suatu teknologi yang justru membantu manusia untuk lebih fokus terhadap pekerjaan yang lebih strategis (melibatkan pengambilan keputusan secara nalar) dengan mengambil bagian pekerjaan manusia yang rutin dan berulang.
RPA cocok untuk diimplementasikan terhadap proses yang berulang dan mempunya suatu logika rule base yang sudah ditentukan dalam melakukan otomasi. Kita bisa merancang RPA untuk melakukan suatu pekerjaan yang kompleks dan membuat manusia untuk fokus terhadap pekerjaan lain yang lebih strategis. Menurut penelitian Mckinsey di dalam artikel, 60% dari pekerjaan dapat dilakukan otomasi dan dapat mentransformasi cara kita bekerja.
Selain itu RPA mempunyai beberapa keuntungan:
- Kecepatan Eksekusi – adalah alasan utama kenapa perusahaan mengimplementasikan RPA, karena kecepatan robot yang jauh lebih cepat daripada manusia dalam melakukan pekerjaan
- Menurunkan Error Rate – Penggunaan RPA dapat menurunkan error rate yang biasanya disebakan oleh kesalahan input yang dilakukan oleh manusia
- Waktu Operasi 24x7x365 – Robot tidak perlu istirahat dan dapat beroperasi setiap saat dengan konsistensi hasil yang sama.
Top 10 use case RPA yang bisa di implementasikan dalam business anda
- Procure to Pay
Penggunaan robot RPA dalam proses procure to pay dapat membantu bisnis melakukan pekerjaan yang kompleks seperti menganalisa data dari ERP tools, pencocokan dengan data invoice, melakukan alert untuk anomaly maupun melakukan proses pembayaran secara otomatis via proses di dalam aplikasi internal.
- Proses Invoice
Salah satu bisnis use case yang dapat dijadikan RPA adalah proses invoice di mana perusahaan dapat mengandalkan robot untuk menghasilkan invoice serta menjalankan workflow untuk melakukan validasi dan mengirimkan email ke penerima yang dinginkan agar memulai proses pembayaran.
- Automated Reporting
Dengan menggunakan RPA staff yang melakukan reporting dapat mendeliver report lebih cepat dan berfokus kepada pekerjaan lain yang lebih strategis. Yang sebelumnya secara manual melakukan pekerjaan regular end to end proses reporting seperti menarik data dari system, merancang excel report berdasarkan template, mengirim email dan upload report ke system. Hal tersebut dapat dilakukan secara otomatis oleh robot, sehingga peran manusia hanya supervise dan memastikan resultnya terkirim dengan benar.
- Rekonsiliasi Bank Statement
Proses rekonsiliasi untuk membandingkan data dari bank statement dan membandingan masing-masing record dengan entry yang ada pada sistem di perusahaan umumnya dilakukan secara manual dan regular. Dengan RPA proses ini dapat dilakukuan oleh robot tanpa ada pekerjaan manual. Perlu diingat untuk rule based dan key untuk melakukan rekonsiliasi data harus dapat di identifikasi dari awal agar dapat dijadikan proses RPA.
- On-Boarding / Exit Karyawan
Proses onboarding ataupun keluar nya karyawan di dalam organisasi memiliki proses yang harus dimiliki, seperti registrasi di system HRM, pembuatan email, pemberian/pengurangan akses ke system berdasarkan data karyawan. Dengan penggunaan RPA, robot dapat memastikan proses tersebut dapat dilakukan secara otomatis berdasarkan data karyawan yang baru.
- Pencarian Kandidat Pekerja
Salah satu tantangan di dalam pencarian kandidat adalah staff HR harus melakukan filter data kandidat yang diinginkan secara manual di dalam portal pencari kerja untuk menemukan calon kandidat dengan cepat dan tepat. Dengan menggunakan RPA, robot dapat digunakan untuk melakukan scraping data(extract data) dari web portal tersebut dan melakukan filter sesuai keyword yang dinginkan. Penggunaan robot akan membuat pencarian kandidat jauh lebih cepat dan membantu staff HR mencari dengan efisien.
- Customer Service
Pada jaman sekarang customer selalu menginginkan response yang cepat dengan waktu tunggu yang minimum. Robot RPA dapat membantu agen customer service melakukan otomasi terhadap proses pencarian informasi customer yang melibatkan berbagai system. Customer service tidak perlu login ke berbagai system secara manual, robot dapat melakukannya dan mengumpulkan informasi-informasi tersebut secara otomatis
- Customer Ticket Handling
Proses penanganan tiket complain dari customer seringkali melibatkan proses manual untuk berinteraksi ke dalam berbagai macam system dan melakukan tindakan untuk closing tiket tersebut. Kebanyakan dari proses ini adalah rule base yang dapat dilakukan otomasi, seperti pengkategorian tiket, update data customer, tindakan lanjutan untuk menutup tiket, dan sebagainya. Penggunaan RPA dapat mengurangi load agen untuk menyelesaikan tiket lebih cepat sesuai ekpektasi customer.
- Price Comparison
Dalam bisnis case tertentu perusahaan sering kali membeli produk dalam jumlah besar di mana impact terhadap cost pembelian sangat besar mempengaruhi revenue perusahaan. Perusahaan melakukan riset online sebelum mengambil keputusan untuk membeli dari vendor yang mana. Proses tersebut terkadang komplek sangat memakan waktu. Penggunaan robot RPA dapat melakukan pengumpulan data dari berbagai macam website dengan cepat dan otomatis sehingga membantu bisnis untuk mengambil keputusan dengan cepat
- Website Scrapping
RPA software merupakan solusi yang tepat untuk use case di mana user perlu mengumpulkan atau scraping data dari website yang sudah dikenal umum seperti website trading, commodities, e commerce, news & media (berdasarkan keyword). Website-website seperti ini dapat dengan mudah untuk di scraping (di ambil informasi yang spesifik) secara otomatis yang kemudian dapat kita summary untuk melakukan action yang diperlukan.
Tentang PT. Berca Hardayaperkasa
Kami PT. Berca Hardayaperkasa adalah salah satu penyedia solusi RPA yang bersertifikasi dan memiliki kerja sama dengan UiPath sebagai penyedia platform memberikan added value kepada client kami dalam melakukan implementasi RPA dan melakukan transformasi bisnis digital
