Oleh: Kodrat Wahyudi
“COVID-19 telah mengubah cara orang membelanjakan uang mereka, dan banyak bisnis seperti maskapai penerbangan, kapal pesiar, dan bioskop tidak punya pilihan selain memotong biaya,” kata Chris Ganly, Analis Direktur Senior, Gartner, selama presentasinya di Simposium Gartner virtual IT / Xpo® 2020.
Masa-masa sulit membutuhkan keputusan yang juga cukup sulit, Gartner merekomendasikan bagaimana cara untuk mengambil pendekatan terstruktur dan terprogram untuk mengoptimalkan efisiensi biaya.
Penelitian menunjukkan bahwa organisasi yang terus berinvestasi secara strategis di masa-masa sulit memiliki peluang besar sebagai pemimpin. Namun terkadang, masa-masa sulit membutuhkan keputusan yang cukup sulit juga. Berikut 10 aturan untuk mengurangi pengeluaran biaya IT yang cepat:
- Targetkan dampak yang paling mendekati
Kesampingkan, kurangi atau tangguhkan item yang akan berdampak dalam beberapa minggu atau bulan, bukan dalam beberapa tahun.
- Kurangi, bukan dibekukan
Fokus pada biaya yang benar-benar bisa dikurangi atau dihilangkan, tidak hanya untuk dibekukan pada periode saat ini.
- Pembayaran tunai jadi yang terbaik
Targetkan item-item yang akan berdampak secara tunai pada laporan laba rugi daripada item non-tunai seperti depresiasi atau amortisasi.
- Memiliki perencanaan untuk dilakukan sesekali
Sebagian besar perusahaan tidak akan memotong biaya secara signifikan di awal, artinya IT leaders dan manajemen perlu meninjau kembali rencana biaya. Sehingga akan menimbulkan silus ketidakpastian dan hilangnya produktivitas.
- Periksa laporan keuangan dengan cermat
Anda dapat meminta bantuan dengan tim finance untuk mendapatkan penjelasan yang detail tentang laporan pengeluaran, seperti expense dan prepayments. Gunakan cara ini untuk mengidentifikasi cash reductions yang terkena dampak.
- Targetkan pengeluaran yang tidak terpakai dan tidak terikat
Kecuali jika pembayaran (atau komitmen) dapat di-cover atau prepayments dikembalikan, dampak langsung ini dapat terjadi pada pembayaran yang tidak terpakai atau belum terikat.
- Address capital
Biasanya, pengeluaran operasional (opex) adalah yang paling mudah terkena dampak, tetapi belanja modal (capex) juga dapat dikurangi. Gartner IT Key Matrics Data menunjukan sebesar 25% dari anggaran IT rata-rata dihabiskan untuk modal, jadi pastikan untuk mempertimbangkan pengeluaran IT untuk percepatan penghematan.
- Biaya hangus (sunk cost) tidak relevan
Dalam melakukan efisiensi biaya, secara umum bisa dikatakan“biaya hangus tidak relevan”, artinya bahwa rencana belanja dalam jangka waktu ke depan harus dipertimbangkan tanpa ada kaitannya dengan pembelanjaan sebelumnya atau “biaya hangus”.Jika tujuannya adalah cost reduction ini jadi cara yang tepat, tetapi masih perlu dipertimbangkan lagi apakah menabung akan mendapat benefit yang lebih banyak.
- Menangani biaya diskresioner dan non-diskresioner
Biaya pengeluaran diskresioner, seperti proyek baru, kapabilitas atau layanan tambahan seringkali jadi bagian yang sering mengalami pemotongan. Bahkan, pengeluaran operasional bisnis yang tidak bersifat diskresioner seperti infrastruktur dan operational IT dapat dipotong dengan mengurangi tingkat penggunaan atau layanan.
- Kelola biaya tetap dan variable
Biaya tetap adalah pengeluaran yang tetap, terlepas dari aktivitas atau volumenya, seperti sewa kantor, biaya rutin, pengganjian. Untuk biaya tetap, fokus hanya pada pengeluaran. Biaya variable berubah jika adanya perubahan aktivitas atau volume, misalnya telekomunikasi, kontraktor dan barang sekali pakai. Untuk biaya variable fokus pada pengurangan dan pengeluaran.
Penutup
Berca Hardayaperkasa juga menjadi partner resmi dari puluhan perusahaan IT terkemuka di Indonesia maupun dunia seperti, HPE Indonesia, HPI Indonesia, Dell EMC Indonesia, Huawei Indonesia, Lenovo Indonesia, VMWare Indonesia, Veritas Indonesia, Cisco Indonesia, Veaam Indonesia, Hitachi Data System Indonesia, Hitachi Vantara Indonesia, HDS Indonesia, NetApp Indonesia, Oracle Indonesia, Keysight Indonesia, Datacard Indonesia, AWS Indonesia, Fortinet Indonesia, Nutanix Indonesia dan Sophos Indonesia. Untuk Informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami di sini.
