Sistem ERP-Sistem Pengadaan merupakan salah satu proses bisnis yang penting dalam perusahaan untuk mengatur pengadaan barang dari proses perencanaan sampai barang dapat diterima dengan baik dan tepat waktu. Dalam aktivitas pengadaan, user procurement sering menghadapi berbagai macam tantangan dalam mengelola informasi supply chain yang ada terutama informasi pemasok yang memiliki kendala masing-masing dalam melakukan proses pengadaan barang dan informasi kebutuhan user dalam memenuhi kebutuhan barang tersebut.
Dengan adanya kompleksitas dalam mata rantai penyediaan barang, maka suatu perusahan membutuhkan sistem aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) yang dapat mengintegrasikan seluruh informasi yang dibutuhkan oleh user procurement dalam menunjang aktivitias sehari-hari. Seringkali perusahaan memakai sistem ERP dalam tahap awal hanyalah ditujukan untuk melakukan data capture dari operasional sehari-hari, tanpa adanya proses peningkatan optimalisasi dalam efisiensi dan produktivitas dalam menjalankan aktivitasnya.
Oleh karena itu beberapa perusahaan pemakai sistem ERP menyadari bahwa proses optimialisasi sistem ERP merupakah suatu keharusan yang perlu dilakukan secara berkesinambungan (Continous Improvement), sehingga tujuan pemakaian sistem ERP dapat selalu inline dengan tujuan pertumbuhan perusahaan dalam menghadapi era digitalisasi.
Proses Optimalisasi Sistem ERP untuk mempersingkat proses pengadaan
BERCA Consulting sebagai partner Oracle yang memiliki pengalaman implementasi di berbagai industri, dapat memberikan solusi optimalisasi pemakaian system ERP sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan mengimplementasikan Post Implementation Review (PIR) terlebih dahulu untuk menganalisa kebutuhan dan potensi pengembangan system untuk optimalisasi, dan kemudian dilanjutkan dengan proses implementasi optimalisasi system ERP.
Sebagai contoh implementasi optimalisasi ERP yang dilakukan untuk salah satu perusahaan manufaktur alat kesehatan ternama di dunia dengan mempersingkat proses pengadaan didalam system Oracle JDEdwards. Berdasarkan analisa PIR yang dilakukan, terdapat beberapa point perbaikan yang dilakukan dalam proses perencanaan pembelian dan perbaikan permintaan pembelian.
Dengan banyaknya sistem yang mereka gunakan, ternyata proses perencanaan pembelian masih dilakukan di luar sistem secara manual dengan menggabungkan data-data yang diunduh dari sistem ERP JD Edwards dan data-data manual yang berasal dari email seperti data kebutuhan produksi, data permintaan barang non-produksi dan data stok barang supplier.
Dengan banyaknya data yang berada di luar system Oracle JDEdwards, proses analisa perencanaanpun menjadi kompleks dan ,membutuhkan waktu yang lama, dan rentan terhadap kesalahan user (human error). Terlebih lagi, data dari hasil penggabungan dibutuhkan untuk analisa mingguan sehingga proses ini harus dilakukan setiap minggu oleh satu orang yang sama selama 1 hari. Prosesnya pun hanya diketahui oleh satu orang tersebut, sehingga bila ada orang baru atau pengganti, dibutuhkan waktu yang lama untuk menjelaskan langkah-langkah proses penggabungan data perencanaan pembelian.
Pada umumnya proses perencanaan pembelian barang dapat diproses secara otomatis di dalam sistem JD Edwards selama data-data yang dibutuhkan lengkap di dalam sistem. Departemen pembelian dapat menganalisa hasil dari proses tersebut tanpa harus melakukan penggabungan data secara manual.
Adapun beberapa informasi yang dapat diintegrasikan ke dalam system Oracle JDEdwards adalah sebagai berikut:
- Informasi perencanaan produksi berikut dengan kebutuhan material yang berasal dari Material Requirement Planning yang selama ini belum dijalankan.
- Informasi kebutuhan barang non produksi yang belum dimasukkan kedalam system Oracle JD Edwards Informasi stok barang di lokasi vendor yang diintegrasikan ke dalam system Oracle JD Edwards.
Pembuatan laporan perencanaan pengadaan yang dilakukan di dalam system Oracle JDEdwards , sebagai contoh dapat digambarkan sebagai berikut:
Manfaat dan Keuntungan
Dengan adanya implementasi optimalisasi sistem JDEdwards, tim pengadaan mendapatkan keuntungan dari proses yang sebelumnya dilakukan secara manual oleh pihak pengadaan selama 1 minggu menjadi proses otomatis yang terjadwal secara harian yang dilakukan oleh system JDEdwards. Proses lama digambarkan sebagai berikut:
Proses baru setelah optimalisasi digambarkan sebagai berikut:
Dalam hal ini perusahaan tentu saja mendapatkan manfaat dan keuntungan dalam mengimplementasi sistem JD Edwards, seperti Department pembelian mendapatkan proses yang lebih singkat dalam melakukan analisa laporan perencanaan pembelian di awal minggu sehingga mereka lebih cepat mengambil keputusan dan lebih responsive terhadap setiap perusahaan baik dari pihak eksternal (vendor) maupun pihak internal (user pemakai).
Proses pembelian dapat dilakukan oleh oleh seluruh tim pembelian tanpa tergantung pada personal tertentu. Dengan adanya data yang terintegrasi, perusahaan memiliki 1 sumber data yang dapat dipercaya (single source of truth) sehingga dapat dipergunakan oleh perusahaan untuk proses analisa dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat dan responsive.
