Oleh: Fitri Herdyanti Mardhiyah, ERI Department
Pada industri era 4.0, perusahaan berlomba-lomba menggunakan akses internet atau layanan manage service demi menunjang kelancaran dalam pekerjaan. Dengan adanya sistem penunjang seperti internet, komunikasi dengan customer atau antar pekerja dalam sebuah internal perusahaan maupun eksternal perusahaan bisa lebih mudah dalam menyelesaikan pekerjaan.
Maka dari itu, banyak perusahaan yang menggunakan Internet Service Provider (ISP). Internet Service Provider (ISP) merupakan layanan untuk mengakses internet salah satunya adalah wifi. Namun terkadang Internet Service Provider (ISP) menjadi masalah dalam ruang lingkup pada sebuah kantor, perusahaan, pendidikan atau instansi pemerintahan. Permasalahan tersebut muncul ketika adanya pengelolaan wifi yang tidak selalu merata terkadang menjadi high cost dengan memasang lebih dari satu router jaringan wifi dalam sebuah ruangan. Padahal ada cara lain meskipun hanya memasang satu router jaringan wifi tapi dapat digunakan oleh banyak user dan melebarkan jangkauan wifi. Pengelolaan yang berkaitan dengan hal tersebut dinamakan manage service.
Manage service adalah layanan yang disediakan oleh perusahaan lain untuk mendukung pekerjaan dalam hal pengelolaan, pengawasan hinga perawatan kinerja perusahaan yang menggunakan jasa manage service. Dalam hal ini, PT Berca Hardayaperkasa memiliki layanan pendukung untuk perusahaan yang membutuhkan. sebagai contoh kebutuhan akan printing pada perusahaan salah satunya adalah Managed Print Service yang bekerja sama dengan HP Indonesia.
Beberapa perusahaan biasanya memiliki masalah dalam dunia printing, yaitu pemborosan energi atau banyak kertas yang terbuang kemudian biaya yang tinggi untuk operasional supply dan spare part printer dan yang terakhir biasanya printer tidak dapat diandalkan seperti kualitas print out tidak sesuai yang diharapkan contohnya lambat dalam mencetak atau hasil gambar yang tidak sempurna dan sering terjadinya paperjam.
Dari semua masalah yang ada di perusahaan berkaitan dengan printing, Berca Hardayaperkasa memiliki solusi pada perusahaan pengguna Multi Function Printer (MFP) dengan menggunakan HP Managed Print Service. HP Managed Print Service by Berca Hardayaperkasa adalah layanan untuk mengelola kebutuhan printing yang mencakup 5 pilar, yaitu hardware, supply & consumable, installation & configuration, software solution dan maintenance.
Dalam HP Managed Print Service, pertama kita harus mengetahui hardware yang digunakan oleh perusahaan tersebut karena HP Managed Print Service hanya dapat digunakan pada type printer dengan kegunaan selain printing antara lain fax, scan & foto copy atau biasa disebut dengan Multi Function Printer (MFP).
Kedua, supplies & consumables termasuk dalam seperti toner, imagine drags, freezer kits atau spare part peralatan dari kebutuhan printer itu sendiri.
Ketiga, installation & configuration biasanya selain installation (pemasangan), layanan ini juga dapat digunakan atau membantu sekaligus untuk setting scan to email, scan to sharepoint dan fungsi lain pada printer tersebut.
Keempat, software solution yang diberikan HP yaitu HP access control. HP access control adalah solusi untuk keamanan data pada printer agar terhindar dari hacker. Selain itu ada sendcom dan papercut yaitu aplikasi untuk billing data pengguna printer.
Kelima, maintenance. Maintenance dibagi menjadi 2, yaitu maintenance preventive dan corrective. Maintenance preventif adalah pemeliharan untuk pencegahan terjadinya kerusakan pada printer, biasanya dilakukan pengecekan minimal tiga bulan sekali dan maintenance corrective adalah pemeliharaan jika terjadinya kerusakan pada printer.
Beberapa alasan perusahaan menggunakan HP Manage Print Service antara lain biaya kebutuhan print perusahan dapat menjangkau 1% – 3% dari total re-venue yang disediakan perusahaan kemudian dapat menghabiskan 10% dana yang disediakan perusahaan untuk IT yang akhirnya menjadi area terakhir bagi perusahaan untuk mengurangi internal cost dan lebih dari 50% berkurang laporan ke helpdesk dan IT tentang printer yang bermasalah sehingga dengan adanya layanan ini, tim helpdesk dan IT dapat terbantu dan berfokus pada pekerjaan lain yang lebih penting.
Selain itu, dari layanan ini juga kita dapat memberikan solusi berkaitan dengan beberapa unit yang dibutuhkan perusahaan, jumlah color printing atau toner yang dipakai dalam perbulan dan provide toner sebelum habis untuk meminimalisir cost perusahaan. Dari beberapa alasan perusahaan menggunakan HP Manage Print Service, ada tiga kunci utama dalam pelayanan ini antara lain manage yaitu:
- pengelolaan hardware secara efektif di lingkungan perusahaan
- optimize yaitu penyebaran perangkat yang optimal dan efisien disesuaikan dengan penyebaran perangkat, user dan lokasi
- improve yaitu implementasi dari kebijakan print yang ditentukan perusahaan secara strategis.
Dalam meningkatkan kualitas pelayanan, HP Managed Print Service memiliki target untuk costumer, antara lain mengurangi biaya cetak pada perusahaan dengan membedakan antara murah dan hemat kemudian untuk mengurangi jumlah printer terutama untuk printer personal yang belum memiliki network atau wireless, pengecekan dan pengendalian biaya print seperti menggunakan app papercut, secure printing pada perusahaan, mengatur kebijakan print sesuai strategi kebutuhan perusahaan, printer dapat dikendalikan secara visibility dan yang terakhir simplify toner management atau dapat dikatakan dengan penyederhanaan atau penghematan toner sesuai kebutuhan printing.
Selain solusi yang ditawarkan, target yang harus dicapai, ada pula keuntungan yang didapat customer dalam penggunaan layanan HP Manage Print Service yaitu adanya teknologi infusion pada printer perusahaan (jenis tinta toner cair), minimal investment untuk printer karena sistem rental dengan pembayaran perbulan, rendahnya biasa operasional perusahaan, improve efisiensi dan produktifitas.
Salah satu contoh yang bisa Anda implementasikan di Era New Normal ini adalah penggunaan HP Touch Free Print. Kehadiran pandemi di seluruh negara memksa perusahaan untuk cepat beradaptasi, seperti mengurangi sentuhan fisik terhadap benda-benda di sekitar, salah satu konsep yang di terapkan oleh HP Touch Free Printing.
Anda dapat menggunakan HP Touch Free Printing untuk menjaga produktivitas tanpa adanya gangguan. Selain itu bagi karyawan yang sedang work from home tidak perlu khawatir Anda dapat menyimpan dokumen secara cloud dan dikirimkan ke HP Touch Free Printing untuk dicetak dan diterima oleh tim Anda lainnya yang bertugas di kantor. HP Touch Free Printing juga dapat menyediakan fitur QR code untuk menjaga keamanan data melalui smartphone.
PT Berca Hardayaperkasa akan membantu melakukan assessment gratis untuk kebutuhan pencetakan Anda. Informasi lebih lanjut mengenai HP Touch Free Printing dapat hubungi di sini atau klik halaman promo HP Touch Free Printing.
Penutup
Berca Hardayaperkasa juga menjadi partner resmi dari puluhan perusahaan IT terkemuka di Indonesia maupun dunia seperti, HPE Indonesia, HPI Indonesia, Dell EMC Indonesia, Huawei Indonesia, Lenovo Indonesia, VMWare Indonesia, Veritas Indonesia, Cisco Indonesia, Veaam Indonesia, Hitachi Data System Indonesia, Hitachi Vantara Indonesia, HDS Indonesia, NetApp Indonesia, Oracle Indonesia, Keysight Indonesia, Datacard Indonesia, AWS Indonesia, Fortinet Indonesia, Nutanix Indonesia dan Sophos Indonesia.
