Oleh: Kodrat Wahyudi
Menerapkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dapat menjadi pekerjaan kompleks yang memengaruhi banyak bagian bisnis.
Apa itu “ERP Implementation”?
Sistem ERP mengintegrasikan banyak fungsi di seluruh bisnis. ERP Implemantion menggambarkan proses perencanaan, konfigurasi, dan penerapan ERP. Prosesnya biasanya berlanjut selama beberapa bulan—dan ini rumit, karena sistem ERP mendukung dan mengotomatiskan banyak fungsi yang berbeda.
Apa Tahapan dari Rencana ERP Implemantion?
Sebuah rencana ERP Implemantion yang khas dapat dibagi menjadi enam fase, masing-masing dengan tujuan tertentu. Setiap bisnis itu unik, jadi fasenya mungkin sedikit berbeda tergantung pada perusahaannya, dan bisa jadi tumpang tindih.
- Discovery & Planning
Semua proyek ERP dimulai dengan fase “discovery” (penemuan) dan planning (perencanaan), yang meliputi penelitian dan pemilihan sistem, pembentukan tim proyek, dan pendefinisian kebutuhan sistem secara rinci.
Tim proyek akan menangani berbagai peran yang terkait dengan implementasi, termasuk menyusun rencana proyek dan tanggal target, memastikan sumber daya yang memadai dialokasikan, membuat keputusan produk dan desain, dan manajemen proyek sehari-hari.
Tim dapat memilih dan memperoleh sistem ERP selama fase ini, karena organisasi mengembangkan gagasan yang jelas tentang persyaratannya. Salah satu keputusan utama adalah apakah akan menggunakan sistem ERP yang running “on-premises” atau “on-cloud”. Untuk sistem lokal, kita membeli dan menginstal perangkat keras dan perangkat lunak di pusat data organisasi kita. Sebaliknya, ERP berbasis cloud umumnya disediakan sebagai layanan berlangganan yang diakses melalui internet, sehingga dapat lebih cepat diimplementasikan dan membutuhkan lebih sedikit keterampilan TI internal.
2. Design
Fase desain bekerja dari persyaratan terperinci dan pemahaman tentang alur kerja saat ini untuk mengembangkan desain terperinci untuk sistem ERP baru. Ini termasuk merancang alur kerja baru yang lebih efisien dan proses bisnis lain yang memanfaatkan sistem. Penting untuk melibatkan pengguna dalam fase desain, karena mereka memiliki pemahaman paling mendalam tentang proses bisnis saat ini. Melibatkan mereka dalam desain juga membantu memastikan bahwa mereka akan menyambut sistem baru dan memanfaatkannya sepenuhnya.
Analisis kesenjangan dapat digunakan untuk mengidentifikasi seluk-beluk proses dan kebiasaan unik yang mungkin memerlukan penyesuaian perangkat lunak ERP atau perubahan alur kerja atau proses agar lebih selaras dengan sistem ERP itu sendiri. Tim dapat mempresentasikan kesenjangan kepada mitra implementasi atau pemasoknya dan meminta mereka untuk mengidentifikasi solusi potensial.
3. Development
Berbekal persyaratan desain yang jelas, tahap development bisa dimulai. Ini melibatkan konfigurasi dan, jika perlu, menyesuaikan perangkat lunak untuk mendukung proses yang didesain ulang. Ini juga dapat mencakup pengembangan integrasi dengan aplikasi bisnis lain yang ada di organisasi yang tidak akan digantikan oleh sistem ERP. Jika Anda menggunakan sistem ERP lokal, organisasi perlu menginstal perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan.
4. Testing
Testing dan development dapat terjadi secara bersamaan. Misalnya, tim proyek dapat menguji modul dan fitur tertentu, mengembangkan perbaikan atau penyesuaian berdasarkan hasil, dan menguji ulang. Atau, mungkin menguji satu modul ERP sementara yang lain masih dalam pengembangan. Pengujian awal fungsi dasar perangkat lunak harus diikuti dengan pengujian yang ketat terhadap kemampuan penuh sistem, termasuk mengizinkan beberapa karyawan menguji sistem untuk semua aktivitas mereka sehari-hari. Fase ini juga harus mencakup pengujian data yang dimigrasikan dan mencakup pelatihan pengantar pengguna akhir.
5. Deployment
Tim proyek harus siap sedia untuk menjawab pertanyaan, membantu pengguna memahami sistem, dan berupaya memperbaiki masalah apa pun. Mitra penerapan Anda harus dapat membantu pemecahan masalah jika perlu. Mungkin perlu waktu bagi pengguna untuk beradaptasi dengan sistem dan mencapai peningkatan produktivitas yang diantisipasi.
Beberapa data dapat dimigrasikan sebelum penerapan, sementara informasi lainnya—seperti transaksi saat ini—harus segera dimigrasikan sebelum ditayangkan.
6. Support & Updates
Dengan menjaga ERP Implemantion di tempat kita setelah implementasi, akan membantu untuk membuat pengguna puas dan memastikan bisnis mencapai manfaat yang diinginkan. Tim proyek mungkin masih bertanggung jawab atas sistem ERP selama fase ini, tetapi fokusnya akan beralih ke mendengarkan umpan balik pengguna dan menyesuaikan sistem yang sesuai. Beberapa pengembangan dan konfigurasi tambahan mungkin diperlukan karena fitur baru ditambahkan ke sistem. Staf baru juga perlu dilatih tentang sistem tersebut.
PT Berca Hardayaperkasa di dalam salah satu portfolio utamanya, juga menjadi penyedia ERP Implementation. Salah satu product yang didukung adalah OPUS-B (solusi ERP berbasis cloud). Untuk pertanyaan serta diskusi lebih lanjut, silahkan klik di sini
