Bagi small bisnis di sektor apa pun yang memiliki jumlah karyawan lebih sedikit tentu akan mendapat manfaat dari hubungan yang erat antara data, fungsi operasional dan sistem keuangan bisnisnya. Semakin erat hubungan tersebut maka semakin lebih baik. Inilah ide sederhana di balik hadirnya sistem Enterprise Reasource Planning (ERP).
Saat perusahaan berhasil menerapkan ERP seringkali melewati proses yang tidak sesederhana yang dibayangkan, sehingga proses ini bisa jadi lebih sulit bagi banyak bisnis. Sebelum memutuskan untuk implementasi, Anda wajib pertimbangkan “apakah akan menggunakan on-premise, software-as-a-service (SaaS) atau cloud ERP.
Pendekatan ERP hadir dengan keuntungan dan kerugian tersendiri, tentunya disesuaikan dengan karakteristik bisnis Anda. Misalnya, SaaS ERP, dapat diterapkan lebih cepat dan memiliki upfront cost, sementara itu ERP cloud mungkin menawarkan lebih banyak ruang untuk dapat disesuaikan.
Jika melihat proses migrasi dari ERP on-premise, penelitian IDC menunjukkan bahwa hampir tiga perempat ERP users saat ini mulai beralih ke sistem cloud ERP mereka. Meskipun ada beberapa user yang menggunakan kedua teknologi tersebut secara bergantian. ERP SaaS sebenarnya masih merupakan bagian dari cloud ERP yang memiliki karakteristik tertentu.
Namun, apa Itu Cloud ERP?
Menjawab pertanyaan tersebut, PT Berca Hardayaperkasa baru saja menyelenggarakan Berca Live Webinar dengan tema “IT Transformation in New Era”. Dari webinar ini audience akan memahami bagaimana penerapan Cloud ERP as SaaS dalam perusahaan.
Kembali ke cloud ERP, Anda bisa melihat cloud ERP sebagai technology infrastructure yang memiliki dua karakteristik utama, yaitu server yang berada pada offsite data center (sering kali tidak dimiliki oleh perusahaan yang menggunakannya) dan perusahaan dapat mengakses software-nya melalui internet.
Gambaran model ini disebut sebagai single-tenant cloud ERP. Dengan model ini, perusahaan Anda dapat mengelola software, termasuk melakukan maintenance dan upgrades, sehingga bisa dibilang hampir mirip dengan ERP on-premises seperti yang biasa Anda lakukan ketika implementasi cloud.
Model lainnya adalah multi-tenant SaaS ERP, di mana vendor bertanggung jawab atas hardware dan software, termasuk proses patches, upgrades dan maintenances. Karena jenis ERP ini adalah multi-tenant, maka setiap perubahan pada platform ERP akan diterapkan ke semua user sekaligus. Termasuk dalam proses pembayaran baik secara bulanan atau tahunan, biaya yang dibayarkan berdasarkan jumlah penggunaan atau daya komputasi dan besarnya penyimpanan yang Anda butuhkan.
Lalu, kalau SaaS ERP?
Konsep SaaS sebenarnya menjadi pioneer dari hadirnya teknologi cloud computing. Awal-awal kehadiran internet, pada tahun 1993 muncul lah graphical user interface (yang membuat world wide web dapat diakses oleh masyarakat umum kala itu), dibuat oleh perusahaan kecil startup yang menyebut diri mereka sebagai Application Services Providers (ASPs). ASP memiliki konsep yang kuat, namun infrastruktur internet pada saat itu tidak cukup mendukung layanan cloud. Akhirnya, ASP harus mengakhiri masa jayanya. Berakhirnya ASP membuka jalan bagi cloud software applications yang dapat ditawarkan sebagai layanan langganan melalui internet.
Hal yang paling menarik dari SaaS ERP bagi banyak bisnis adalah karena provider dapat menyiapkan dan mengelola server sehingga perusahaan tidak perlu khawatir tentang technology stack. Dengan mempertimbangkan potensi kompleksitas dan kesulitan dalam implementasi ERP yang canggih, bisa menjadi nilai yang luar biasa bagi bisnis. Anda bisa berinteraksi dengan software’s interface yang dapat diakses karyawan dari device apa pun dengan koneksi internet.
Karakter dari SaaS juga dapat “mendemokratiskan” ERP dan membuatnya dapat diakses oleh banyak bisnis baik small maupun midsize business. Sebaliknya SaaS tidak membutuhkan budget atau tech resource dalam mempertimbangkan on-premises ERP.
Sistem ERP Mana yang Tepat untuk Anda?
Untuk perusahaan besar dan memiliki business model yang kompleks atau persyaratan kemanan yang ketat, single-tenant cloud ERP bisa jadi pilihan terbaik setelah beralih dari on-premises ERP. Cloud ERP menawarkan kendali yang lebih besar terhadap software dan memungkinkan memiliki IT staff dan financial resource untuk proses patches, upgrades, dan peningkatan sistem lainnya.
Sebagian besar perusahaan akan melihat kasus bisnis yang lebih baik untuk ERP SaaS. Hal ini terutama berlaku bagi bisnis yang menginginginkan proses implementasi cepat, initial cost yang rendah, skalabilitas yang lancar dan meminimalisir waktu dan biaya untuk install dan maintenance secara mandiri. Faktanya, perusahaan-perusahaan menyadari bahwa software providers yang berpengalaman menawarkan sistem perlindungan data yang lebih baik bahkan dari server yang dimiliki atau third-party.
OpusB dibuat untuk menangani small to midsize business di semua industri, menawarkan real-time insight untuk menghemat waktu dan biaya. OpusB juga dapat menyatukan semua fungsi dan operasional yang pentinf dan mengotomatiskan banyak proses, sehingga karyawan dapat fokus untuk menyediakan layanan terbaik bagi customer. Pelajari bagaimana OpusB dapat membawa perusahaan Anda untuk tranformasi kearah digital.
