Oleh: Kodrat Wahyudi
Ada tiga pendekatan utama yang dapat kita gunakan untuk mengimplementasikan sistem ERP, yakni: big bang, phased, dan parallel.
Pendekatan big bang
Dalam pendekatan big bang, perangkat lunak ERP digunakan untuk seluruh organisasi sekaligus. Ini berarti bahwa pada tanggal go-live, sistem akan diterapkan di seluruh fungsi bisnis—manufaktur, operasi, penjualan, keuangan, pemasaran, dll.
| Keuntungan | Kerugian |
| Perlu lebih sedikit waktu untuk diterapkan, karena semua perubahan dilakukan sekaligus | Risiko penerapan tinggi, karena perubahan diterapkan di seluruh fungsi bisnis |
| Biaya keseluruhan deployment rendah | Lebih banyak waktu diperlukan untuk merencanakan implementasi. |
| Hanya diperlukan satu kali pelatihan | Perubahan tidak dapat diubah, jadi ada tekanan tinggi pada tim implementasi untuk memperbaikinya pertama kali |
Pendekatan bertahap
Dalam pendekatan ini, implementasi direncanakan secara berurutan, dengan setiap fase mengimplementasikan sistem ERP untuk satu atau lebih proses bisnis. Kita dapat merencanakan fase ini berdasarkan departemen bisnis, lokasi, fasilitas manufaktur, dan banyak lagi.
| Keuntungan | Kerugian |
| Risiko implementasi lebih rendah. | Jangka waktu pelaksanaan yang lebih lama.. |
Kesalahan dapat diperbaiki lebih cepat. |
Kesalahan sinkronisasi data antara solusi ERP baru dan sistem lama |
| Pengalaman dalam satu fase dapat membantu implementasi di fase berikutnya | Dapat membebani pengguna akhir, karena perubahan dilakukan lebih sering |
Pendekatan paralel
Dalam pendekatan paralel, sistem ERP baru diimplementasikan sambil menjalankan legacy sistem secara paralel. Ini meminimalkan risiko implementasi, karena kita dapat menggunakan sistem lama secara default jika terjadi kesalahan kritis dalam sistem baru.
| Keuntungan | Kerugian |
| Risiko implementasi minimal, sehingga cocok untuk proses kritis. | Perlu biaya tinggi |
| Implementasi lebih lambat dari big bang tetapi lebih cepat dari pendekatan bertahap. | Masalah entri data mungkin terjadi, karena data perlu dicatat baik di sistem lama maupun baru. |
| Pengguna akhir dapat mempelajari fitur dalam sistem baru sambil tetap menggunakan sistem lama untuk tugas sehari-hari. | Ada kompleksitas teknis yang terlibat dalam menjalankan kedua sistem secara paralel. |
Metodologi implementasi: Selection Tool
Metodologi ERP Implementation: Selection Tool membantu mengidentifikasi metodologi implementasi yang tepat untuk bisnis kita dengan mempertimbangkan kebutuhan dan preferensi utama kita. Ini akan menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut dan menyarankan pilihan berdasarkan tanggapan kita:
Seberapa penting efektivitas biaya ERP Implementation untuk bisnis kita?
Biaya adalah salah satu pertimbangan terbesar ketika menerapkan sistem ERP. Jika kita memiliki anggaran yang ketat, pilihlah High dari daftar drop-down. Jika anggaran kita fleksibel, pilihlah Low atau Medium.
Seberapa cepatkah deployment yang dapat diterima untuk bisnis kita?
Untuk pertanyaan ini, ada tiga opsi untuk dipilih: Lambat, Cepat, dan Sedang.
Bagaimana kita menilai tingkat keahlian teknis bisnis kita saat ini?
Untuk menjawab pertanyaan ini, kita perlu menilai area terkait teknologi berikut:
- Apakah staf teknologi kita mahir dalam migrasi dan manajemen basis data?
- Apakah bisnis kita memiliki profesional TI khusus untuk penerapan perangkat lunak?
- Apakah staf teknologi kita mampu memecahkan masalah deployment?
Jika jawaban untuk semua pertanyaan ini adalah ya, pilihlah Tinggi dari daftar drop-down. Jika jawaban untuk dua jawaban adalah ya, pilih Medium. Namun, jika jawabannya ya untuk satu saja, sebaiknya kita pilih Rendah.
Berapa banyak lokasi bisnis/kantor yang kita miliki?
Berapa banyak dari modul ini yang ingin kita terapkan untuk perangkat lunak ERP kita?
Pilih jumlah modul inti ERP yang ingin kita sertakan dalam sistem ERP. Tool ini akan mempertimbangkan tujuh modul ERP berikut sebagai inti:
- Keuangan
- MRP
- SCM
- Manajemen persediaan
- CRM
- SDM
- Akuntansi
- Analisis
Berapa tingkat risiko ERP Implementation yang dapat diterima untuk bisnis kita?
Pilihan ini mengharuskan kita untuk menilai risiko kita saat ini untuk implementasi ERP. Jika kegagalan implementasi dapat membahayakan seluruh operasi bisnis kita, pilih Rendah dari daftar drop-down. Jika proses bisnis kita memiliki saling ketergantungan yang tinggi, disarankan untuk tidak memilih Tinggi.
Apakah kita bersedia untuk sering melakukan pelatihan selama proses implementasi?
Setiap jenis implementasi memiliki kebutuhan pelatihan yang berbeda; oleh karena itu, kita harus memutuskan terlebih dahulu apakah kita dapat mengambil beban latihan. Pilih Ya atau Tidak berdasarkan ketersediaan waktu dan sumber daya.
Langkah selanjutnya
Setelah diputuskan pendekatan ERP Implementation –nya, langkah selanjutnya adalah memilih ERP tool. Untuk menemukan perangkat lunak yang tepat untuk bisnis kita, sebaiknya gunakan sumber daya berikut:
PT Berca Hardayaperkasa menggusung OPUS-B, yang adalah solusi ERP berbasis cloud, sebagai salah satu portfolio utamanya. Untuk diskusi dan pertanyaan lebih lanjut, silahkan klik di sini.
